はじめに
PDCAサイクルを活用して業務の質を向上さるために、私が会社員時代に実践していたことを紹介します。
PDCAとは
PDCA（Plan-Do-Check-Action）は、ビジネスや個人の改善サイクルです。
このサイクルは以下の4つのステップから構成されています。
Plan（計画） ：目標を設定し、それを達成するための具体的な計画を立てます。
Do（実行）：計画に基づいて実際に行動します。
Check（評価）：行動した結果を評価し、計画と実行との差を分析します。
Action（改善）：評価結果に基づいて改善策を策定し、次のサイクルに活用します。
業務の質を向上させる目的で、計画を立てて実行し、それをチェックして改善する手法です。
この辺りは会社の研修等で知っている人も多いと思います。
基礎知識の記事もありますからこの記事の最後にリンクを貼っておきますので参考にしてください。
PDCAサイクルを効果的に活用することで、業務の質を向上させ、目標達成への道筋を明確に策定することができます。
多くの企業や組織が、このサイクルを基本的な業務改善ツールとして採用しています。
が、あまりうまく活用されていない気がしますね。
普通にやっていると、PDCAは回らないんです。
PDCAが回らない主な理由
目標設定の問題
私が考えるPDCAがうまく機能しない最大の理由は、大きすぎる目標を設定してしまうことです。
PDCAは対象を明確にしていないので目標が大きくなりすぎることが多いです。
年間や半年単位の大きな目標は確かに重要ですが、PDCAサイクルには適していません。
大きな目標に設定したため、日々の改善プロセスを忘れることもあります。
このような状況では、モチベーションの維持も困難となり、結果としてPDCAサイクルが回らなくなってしまいます。
Plan：「計画」の語弊
Plan:「計画」という言葉に困惑され、多くの人は詳細な日程表や計画書作成に没頭してしまいます。
私たちは計画と言われるとエクセルのシートを開き、半年や1年間の計画を立ててしまします。
計画を立てることに時間を費やし、立派な計画書ができると仕事したような気がしますよね。
これでは本来重視すべき実行や改善がおろそかになってしまいます。
1年間の計画を立てた場合PDCAは1年間に１回しか回りません。
これでは改善は進みません。
1年間のPDCAだと改善すら忘れられてしまいます。
PDCAを効果的に回すコツ
「計画」を「目的」に置き換える
私はPDCAをうまく回すために、「計画」を「目標」に置き換えていました。
この置き換えによってより具体的で達成可能な目標設定が可能になります。
目標に対して具体的に行動できるため、自分自身が何を達成したいのか明確になります。
小さな課題に焦点を当てる
目標も日々の業務や週単位の課題にします。
これが私が考えるPDCAの最大のコツとなります。
より多くの改善のサイクルを回すことができます。
毎日結果が出ますから、自分自身の進捗状況の問題点を早期に把握できます。
また、小さな成功体験を積み重ねやすいため自信もつきます。
そして、このような小さな成功がモチベーションの維持にもつながります。
大きな目標への解決な前進につながります。
具体的なPDCA適用例
例えば、プレゼン資料作成という課題について考えてみましょう。
この場合、まず今日のP：目標として「全体構成を決める」という目標を設定します。
そして具体的な課題として、主要ポイントの洗い出しやスライドの大まかな流れの決定を今日の成果に設定します。
次にDo（実行）では必要な要素の整理を行い、誰に何を伝えたいかメッセージなどを考えます。
その後はストーリー構築して、本論、結論という大枠を決定し、必要なリソースも確認します。
その後はCheck（評価）として全体構成として過不足ないかを確認し、自分が設定した今日の目標がどこまで達成できたか評価します。
この際には時間かかった部分も特定しておく良いでしょう。
結果とそれに費やしたリソースについてですね。
最後にAction（改善）として今日できなかった箇所を踏まえて、なぜ達成できなかったのかを整理します。
今日できなかったことを今後達成すためには何が必要かも明確にします。
翌日の計画修正や未達成部分への再設定、新たなアイデアも組み込んでいきましょう。
このようにしてPDCAサイクルを小さくして、どんどん回していきます。
日々のPDCA実践方法
朝の目標設定
一日、その日の具体的な目標を設定することで、一日の方向性が明確になります。
これによってタスクの優先順位付けも容易になり、自分自身が何を達成したいかという意識も強まります。
また、このような朝の日課設定は行動の動機付けとなり「やる気」の手助けになります。
「やる気」があって行動するのではないのです。行動して「やる気」が出るのです
終業時の振り返り
一日の終わりには、その日の目標達成度を確認し改善点を洗い出しましょう。
この振り返りによって自己評価能力が向上し、自分がどれだけ成長できるたかを実感できます。
振り返りは次の日の計画にも役立ちますので、一石二鳥です。
4行日記の活用
日々のPDCAを１行づつ4行日記として記録することで、自分自身の日々の進捗や気づきを長期化できます。
この4行日記には
「P:今日の目標」
「D:実際に行ったこと」
「C:目標との差」
「A:明日への改善点」
のように項目を書き込むことがおすすめです。
この習慣によって自己成長が促進されるだけでなく、自分自身へのフィードバックにもつながります。
PDCAが仕事の基礎である理由
PDCAサイクルは継続的な改善につながります。これが私がPDCAが仕事の基礎と考える理由です。
「イチロー」の言葉通り、小さな改善の積み重ねこそ、大きな成果につながります。
また、このプロセスによって自己管理能力や問題解決能力など、スキルも向上します。
日々コツコツと努力すること、大きな目標達成への道筋です。
1年間で356回のPDCAを回した人と１回しか回さなかった人では大きな差が出ることは明白でしょう。
さらに、このサイクルは適応力も高まります。
変化する環境や上司からの目標にに対しても、常に評価と改善を繰り返すことで柔軟に対応できる能力が身につきます。
そして自己管理能力も強化されるため、自分自身で進捗状況や課題点を把握しやすくなるでしょう。
また、４行日記はライブラリーとしてあなたの財産になります。
結論：PDCAの重要性
PDCAサイクルは単純業務改善ツールではなく、自己成長とキャリア形成にも取り組む重要なツールです。
このツールを習慣化することで常に学び続け、自分を進化させていくことができます。
PDCAを実践し、自己成長を目指しましょう。
日々積み重ねた小さな進歩こそ、大きな成功につながることを信じてください。
あなた自身の仕事人生はより充実したものとなり、その結果としてステップアップへの道も開けていきます。
私が会社員時代に実践していたPDCAの回し方について紹介しました。
皆さんの参考になれば嬉しいです。
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