はじめに

日々の仕事に追われていると、机の上は雑然となっていきますよね。

書類の山、サンプル、私物が散乱し、必要なものを探すのに時間を取られ、生産性が悪化していきます。

乱雑な机を見ることで、仕事が滞っている状態を突きつけられ、気分もネガティブになっていきます。

机の上をきれいにすることは自分一人でできる作業です。

周りの人に影響されることもなく、自分だけで生産性を向上させることができるのです。

これって大きいことですよ。

この記事では、私が会社員時代に実践していた机の上の整理整頓法を紹介します。

整理：不要なものを捨てる

まずは机の上の整理整頓から始めましょう。

「整理（せいり）」：不要なものを捨てること

まず、机の上にある全てのものを見直し、本当に必要なものだけを残しましょう。

実践のポイント：

まずは机の上の全てのものを捨てるつもりで俯瞰する

自分にとって必要なものの定義を明確にする

自分にとって不要なものの定義を明確にする

この作業を定期的に行うことで、机の上に不要なものを処分できます。

整頓：必要なものを配置する

次のステップは「整頓（せいとん）」です。

これは、残った必要なものを、すぐに取り出せるように正しく配置することをです。

実践のポイント：

頻繁に使うものは手に届きやすい場所に置く

似たような種類のものはまとめて配置する

ラベリングやファイリングシステムを活用する

デスクの引き出しや棚を効果的に使用する

整頓を行うことで、必要なものがすぐに見つかるようになり、作業効率が大幅に向上します。

机がきれいになることの効果

思考の整理

机の上をきれいにすることは、物理環境を整えるだけではありません。

机の状態は私たちの思考にも大きな影響を与えています。

机がきれいな方がいいことは皆さんもわかっているはずです。

頭の中も自然と整理され、クリアな思考が可能になります。

きれいな机で仕事をすることで、仕事に対する取り組み方もポジティブになります。

雑然とした環境では無意識のうちにストレスを感じてしまいます。

整理された環境では心理的な負担が軽減され、前向きな気持ちで仕事に取り組めるようになります。

書類トレーの効果的な活用法

書類トレーを正しく活用することは、デスク整理の要となります。

私は3段の書類トレーを使用していましたが、以下のような使い方を行っていました。

一番上の段：未決済の書類置き場

部下からの依頼文書や未処理の文書を置く場所として使用していました。

この段は常に空にしておくことを心がけていました。

空になっているということは、書類が適切に処理されていることを自分も部下も示すことができます。

結果として、部下との信頼関係が維持できます。

真ん中の段：直近の仕事の書類置き場

仕事中でまだ見る可能性の高い書類を保管します。

この段の書類は他の人も持っている可能性が高いため、いざとなればどこかにあるので、ある程度捨てても大丈夫です。

トレーの高さ分まで貯まったら、古い順に半分以下まで廃棄してました。

最下段：知識として残すべき書類の保管場所

長期的に保管する必要がある重要な書類を保管します。

定期的に内容を見直し、デジタル化するか廃棄するかを判断します。

二度と手に入らない書類は残します。

主に自分で描いた手書きの書類が該当します。

デジタル書類はクラウド等に保管します。

このように書類トレーを明確に運用することで、自分の仕事の進捗状況を冷静に把握でき、周囲の人々に対する姿勢も示すことができます。

机の上は自分の頭の中の反映

机の上の状態は、よく私の頭の中の状態を反映していると言われます。

整理整頓の実現効果

集中力の向上：不要な視覚的刺激がなくなることで、目の前の作業に集中しやすくなります。

創造性の促進：整理された環境は、新しいアイデアを生み出すための心理的なスペースを提供します。

時間管理の改善：必要なものがすぐに見つかるため、作業の開始や切り替えがスムーズになります。

ストレスの軽減：整理された環境は心理的な安定をもたらし、ストレスを軽減します。

プロフェッショナリズムの向上：きれいな机は、自己管理能力の高さを示すことができます。

整理整頓を習慣化するためのヒント

整理整頓の効果を最大限に引き出すためには、一時的な解決ではなく、日常的な習慣にすることが重要です。

以下に、整理整頓を習慣化するためのヒントをいくつか紹介します。

毎日の終業時にデスクを整理する

仕事の終わりに5分程度の時間を取って、机の上を整理する習慣を設けましょう。

これにより、明日の朝から良い仕事を始めることができます。

「ワンイン・ワンアウト」ルールを適用する

新しいものを机に置く際は、必ず同じ数のものを捨てるようにします。

これにより、物が徐々に増えていくことを防ぐことができます。

デジタル化を積極的に活用する

可能な限り書類をデジタル化し、クラウドストレージなどに保存することで、物理的な書類の量を減らすことができます。

定期的な大掃除の日を設ける

月に一度など、定期的に机の大掃除をする日を設定します。

この機会に不要になったものを思い切って捨てましょう。

きれいな状態を習慣にする

きれいでないと気持ち悪いと思うぐらいに習慣化しましょう。

多少乱雑でもいいかという気持ちを持っていると、どんどん乱雑になっていきます。

習慣にしましょう。

まとめ

整理整頓は生産性の向上、ストレスの軽減、創造性の促進など、多くの利益をもたらします。

整理（せいり）と整頓（せいとん）の原則を見据え、書類トレーを効果的に活用することで、より効率的で快適な作業環境を考えることができます。

さらに、机の上の状態は自分の頭の中の状態を反映しているという認識があることで、整理整頓の重要性をより深く理解できるでしょう。

長期的に生産性を向上させ、仕事に対してポジティブな姿勢を維持することができます。

最後に、整理整頓は一朝一夕にはできません。

少しずつ習慣を進めていくことが大切です。

今日から、自分の机の上を見直し、小さな変化から始めてみてはいかがでしょうか。

質が向上し、より充実した職業生活ができるはずです。