はじめに
現代のビジネスシーンにおいて、効率的なスケジュール管理は成功の鍵となります。
多くのビジネスパーソン、特に管理職の人は、他人の予定に振り回され、自分の時間をコントロールできていないのではないでしょうか。
忙しい毎日の中で、自分の仕事を進めながら、チームのパフォーマンスを最大化するには、スマートな時間管理が必須です。
この記事では私が実際にやっていたスケジュール管理について紹介します。
ビジネスパーソンの皆さんに向けて、実践的なコツになっています。
これらを活用することで、より効率的に仕事を進めて、早く家に帰りましょう。
ある日のスケジュール
あなたのスケジュール、他人の予定で埋まっていませんか？
私が会社員時代、スケジュールは他人の予定でした。
例えばある日のスケジュールは以下のようになっていました。
8:30 朝会
10:00 部長会
15:00 現場視察
16:00 IT推進委員会
18:00 本部連絡会
このスケジュールを見ると、全て他部門からの要請によるものであり、つまり他人の予定で占められていることがわかります。
スケジュール共有の弊害
私の勤めていた会社では、スケジュールを公開して共有していました。
私の秘書さんがスケジュール管理を担当してくれていて、空いている時間はどんどん予定で埋まっていく日々でした。
スケジュールが埋まっていく様子を見るたびに、自分の仕事を積極的に進めることが難しいなと感じていました。
管理職のスケジュール問題
役員になってからはこの傾向が強くなりました。
管理職になって出世していくと、こうなっていきます。
社長になるとほとんど自分の自由になる時間は無くなっているようでした。まぁ社長ですからしょうがないですけどね。
本当は偉い人こをクリエイティブな時間が必要なんですけどね。
上のスケジュールの例で言うと私が自由に使える時間は13時から15時の間の2時間となります。もしくは20時以降となります。
こうなるとプライベートの時間が圧迫されることになりまよね。
スケジュール管理の重要性
1日の仕事のスケジュールは、本来自分がやりたいように立てるべきものです。
自分の時間は自分で決める工夫が必要です。
これまでは責められてばかりいて防御ができていない状態でした。
これを変える工夫をしていきました。
仕事の時間を確保する工夫
スケジュールが公開されている状況ですから、相手からは私の時間が見えています。
ならば、逆に自分のやりたいことがあるときは自分で自分のスケジュールを入れてしまえばいいのだと気がつきました。
たとえが木曜日の10時から12時までは部下の報告書を読む時間として、確保すると言った具合です。
これはある程度成功しました。
秘書さんの負担
そうすると今度は相手は秘書さんに直接この時間、開けて欲しいと直談判が来るようになりました。
秘書さんも自分より立場の上の人から言われると困ってしまいますよね。
秘書さんに負担をかけることになります。
結局、会社全体のスケジュールには勝てなくなります。
それではどうしたらいいでしょうか。
効率的な仕事術の必要性
このような状況下では、短い時間で効率的に仕事を進める「知恵」を出す必要があります。
スケジュール管理の改善策
1. 優先順位をつける
当たり前のことですが、仕事に優先順位をつけ、重要な仕事のための時間を確保しましょう。
これは、スケジュールを立てる際の基本となります。
意外とちゃんとできていな人も多いです。
2.「ノー」と言う勇気を持つ
すべての会議や依頼に応じる必要はありません。
自分の仕事に影響を与える可能性がある場合は、丁寧に断ることも大切です。
取捨選択することもマネージメントです。
その際は「本質」を常に考えることが判断のポイントとなります。
3. 集中時間を設定する
私が1日の中で一番集中できたのは朝の始業前の時間でした。この時間帯は私にとって、とても貴重な時間でした。
だから私の居た会社では偉くなるほど出社時間が早くなっていましたね。
偉くなるほど時間はなくなりますからね。必然的に朝の時間を活用することになります。
4.タスクをブロック化する
似たような性質の仕事をまとめて行うことで、効率的に時間を費やすことができます。
また周りの協力をお願いすることも必要ですね。
5.隙間時間の活用
予定と予定の間の隙間時間を活用。この時間管理にはAppleWatchがとても役に立ちました。
これについては別の記事で書いていますのでそちらも読んでみてください。
(iPhone活用のカテゴリーにあります）
仕事においてはAppleWatchはなくてはならないガジェットになっていました。
６.効率的な仕事の進め方
限られた時間で効率的に仕事を進めるためテクニックも学んでいきましょう。
To-doリストの活用
集中力が高い時間帯の活用
休憩を挿入する
柔軟性を持つ
完璧なスケジュール管理は難しいものです。
時々予定外の事態が発生することもあります。
そのような場合でも柔軟に対応できることが大切です。
自己管理の重要性
スケジュール管理は自己管理となります。
時間の割り振りだけではありません。
どんなに偉くなっても1日は24時間しかありません。
この有限のリソースをどう使うかが鍵となります。
自分の仕事の進め方や優先順位を明確にし、単位時間あたりの効率を上げていく必要があります。
これをできる人が出世し、給料が上がっていくのです。
自己管理能力を高める努力をしていきましょう。
結論
スケジュール管理は、自分の時間をコントロールするための重要なスキルです。
他人の予定に振り回されず、自分で時間をコントロールできるようになることで、仕事の効率が上がり、ワークライフバランスも改善されます。
皆さんも、自分のスケジュールを見直し、より効果的な時間管理を心がけてはいかがでしょうか。
それによって、仕事の質が向上し、自己実現の機会も増えるはずです。
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